Resume Artikel "Sistem informasi Akuntansi"

Sumber artikel :

http://en.wikipedia.org/wiki/Accounting_information_system

 TM23

http://www.ziddu.com/download/18672143/1115111308.doc.html

Sebuah sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sistem pengumpulan, penyimpanan dan pengolahan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh pengambil keputusan.  Sebuah sistem informasi akuntansi umumnya metode berbasis komputer untuk pelacakan aktivitas akuntansi dalam hubungannya dengan sumber daya teknologi informasi. Laporan statistik yang dihasilkan dapat digunakan secara internal oleh manajemen maupun eksternal oleh pihak lain yang berkepentingan termasuk investor, kreditur dan otoritas pajak.

Akuntansi sistem informasi terdiri dari enam komponen utama:

1.  People: pengguna yang beroperasi pada sistem

2.  Procedures and instructions: proses yang terlibat dalam mengumpulkan, mengelola dan menyimpan data

3.  Data: data that is related to the organization and its business processes Data: data yang berkaitan dengan organisasi dan proses bisnis

4.  Software: aplikasi yang memproses data

5.  Information technology infrastructure: perangkat fisik dan sistem yang memungkinkan SIA untuk mengoperasikan dan menjalankan fungsinya

6.  Internal controls and security measures: apa yang diterapkan untuk melindungi data

Sejarah

 Awalnya, sistem informasi akuntansi yang terutama mengembangkan "di-rumah" sebagai system warisan. Solusi tersebut sulit untuk mengembangkan dan mahal untuk menjaga. Hari ini, akuntansi sistem informasi lebih sering dijual sebagai paket prebuilt perangkat lunak dari vendor seperti Microsoft, Sage Grup, SAP dan Oracle dimana dikonfigurasi dan disesuaikan untuk menyesuaikan proses bisnis organisasiSebagai kebutuhan untuk konektivitas dan konsolidasi antara sistem bisnis lainnya meningkat, sistem informasi akuntansi digabung dengan lebih besar, sistem lebih terpusat dikenal sebagai perencanaan sumber daya perusahaan(ERP). Sebelumnya, dengan aplikasi terpisah untuk mengelola fungsi bisnis yang berbeda, organisasi harus mengembangkan interface yang kompleks untuk sistem untuk berkomunikasi satu sama lain. Dalam ERP, sistem seperti sistem informasi akuntansi dibangun sebagai modul diintegrasikan ke dalam suite aplikasi yang dapat mencakup manufaktur, rantai pasokan, sumber daya manusia. Modul ini terintegrasi bersama-sama dan dapat mengakses data yang sama dan melaksanakan proses bisnis yang kompleks. Dengan mana-mana ERP untuk bisnis, "sistem informasi akuntansi" istilah telah menjadi jauh kurang tentang akuntansi murni (keuangan atau manajerial) dan lebih lanjut tentang proses pelacakan di seluruh domain bisnis.

Software arsitektur dari AIS yang modern

 Sebuah SIA modern biasanya mengikuti arsitektur multitier memisahkan presentasi ke pengolahan, pengguna aplikasi dan manajemen data dalam lapisan yang berbeda. Lapisan presentasi mengelola bagaimana informasi ditampilkan untuk dan dilihat oleh pengguna fungsional dari sistem (melalui perangkat mobile, web browser atau aplikasi klien). Seluruh sistem ini didukung oleh database terpusat yang menyimpan semua data. Hal ini dapat mencakup data transaksional yang dihasilkan dari proses bisnis inti (pembelian, persediaan, akuntansi) atau statis, Master data yang direferensikan saat mengolah data (karyawan dan catatan rekening nasabah dan pengaturan konfigurasi). Sebagai transaksi terjadi, data dikumpulkan dari kegiatan bisnis dan disimpan ke dalam database sistem di tempat yang dapat diambil dan diolah menjadi informasi yang berguna untuk membuat keputusan. Lapisan aplikasi mengambil data mentah yang diadakan di basis data lapisan, proses itu didasarkan pada logika bisnis dikonfigurasi dan dibagikan ke lapisan presentasi untuk ditampilkan kepada penggunaSebagai contoh, perhatikan rekening departemen hutang saat memproses faktur. Dengan sistem informasi akuntansi, sebuah hutang petugas memasuki faktur, yang disediakan oleh penjual, ke dalam sistem di mana ia kemudian disimpan dalam database. Ketika barang dari vendor diterima, tanda terima dibuat dan juga mengadakan SIA. Sebelum departemen hutang membayar vendor, aplikasi sistem pengolahan tingkat melakukan tiga cara yang cocok di mana secara otomatis sesuai dengan jumlah pada faktur terhadap jumlah pada kuitansi dan pesanan pembelian awal. Setelah pertandingan selesai, sebuah email dikirim ke manajer hutang untuk persetujuan. Dari sini sebuah voucher dapat dibuat dan vendor akhirnya dapat dibayar.

             Tes keunggulan dari pelaporan sebagai orang tidak harus melihat melalui sejumlah besar transaksi. Misalnya, pada akhir bulan ini, seorang akuntan keuangan mengkonsolidasikan semua voucher dibayar dengan menjalankan laporan pada sistem. Layer aplikasi sistem mengambil data dari database dan menyediakan laporan dengan jumlah total yang dibayarkan kepada vendor untuk bulan tersebut. Dengan perusahaan besar yang menghasilkan volume besar data transaksional, menjalankan laporan dengan SIA bahkan dapat mengambil hari atau bahkan minggu.

Setelah gelombang skandal perusahaan dari perusahaan besar seperti Tyco International, Enron dan WoldCom, penekanan utama ditempatkan pada penegakan perusahaan publik untuk melaksanakan kontrol internal yang kuat ke dalam transaksi berbasis sistem mereka. Ini dibuat menjadi undang-undang dengan undang-[[Opanies Sarbanes harus menghasilkan laporan pengendalian internal yang menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk struktur pengendalian intern organisasi dan menguraikan keefektifan kontrol ini. Karena sebagian besar skandal berakar pada praktek akuntansi perusahaan ', banyak penekanan Sarbanes Oxley dimasukkan pada komputer berbasis sistem informasi akuntansi. Saat ini, vendor AIS tout mereka kelola, manajemen resiko, dan kepatuhan  fitur untuk memastikan proses bisnis yang kuat dan dilindungi dan aset organisasi (termasuk data) dijamin.

Cara efektif menerapkan SIA

Sebagaimana dinyatakan di atas, akuntansi sistem informasi terdiri dari enam komponen utama:

1.    Orang: pengguna yang beroperasi pada sistem

2.    Prosedur dan instruksi: proses yang terlibat dalam mengumpulkan, mengelola dan menyimpan data

3.    Data: data yang berkaitan dengan organisasi dan proses bisnis

4.    Software: aplikasi yang memproses data

5.    Teknologi informasi infrastruktur: perangkat fisik dan sistem yang memungkinkan SIA untuk mengoperasikan dan menjalankan fungsinya

6.    Pengendalian internal dan keamanan: apa yang diterapkan untuk melindungi data

Ketika SIA awalnya diterapkan atau diubah dari sistem yang ada, organisasi terkadang membuat kesalahan dengan tidak mempertimbangkan masing-masing enam komponen dan memperlakukan mereka sama-sama dalam proses implementasi. Hal ini menghasilkan sistem yang "dibangun 3 kali" lebih dari sekali karena sistem awal tidak dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi, organisasi kemudian mencoba untuk mendapatkan sistem untuk bekerja, dan akhirnya, organisasi dimulai lagi, setelah sesuai proses.

Setelah proses yang telah terbukti yang bekerja, sebagai berikut, hasil dalam waktu penyebaran yang optimal, paling sedikit frustrasi, dan sukses secara keseluruhan. Kebanyakan organisasi, bahkan yang lebih besar, menyewa konsultan luar, baik dari penerbit perangkat lunak atau konsultan yang memahami organisasi dan yang bekerja untuk membantu organisasi memilih dan menerapkan konfigurasi yang ideal, dengan semua komponen menjadi pertimbangan. Akuntan Publik (CPA) dengan karir didedikasikan untuk sistem informasi bekerja dengan perusahaan kecil dan besar untuk menerapkan sistem informasi akuntansi yang mengikuti proses yang telah terbukti. Banyak dari CPA juga memiliki sertifikat yang diberikan oleh American Institute of CPA - Informasi Teknologi Bersertifikat Profesional (CITP). CITPs sering berfungsi sebagai co-manajer proyek dengan manajer proyek sebuah organisasi yang mewakili departemen teknologi informasi. Dalam organisasi yang lebih kecil, seorang manajer co-proyek mungkin menjadi teknologi informasi spesialis outsourcing yang mengelola pelaksanaan infrastruktur teknologi informasi.

Langkah yang diperlukan untuk menerapkan sistem informasi akuntansi yang sukses adalah sebagai berikut:

Detil Analisis Persyaratan dimana semua individu yang terlibat dalam sistem yang diwawancarai Sistem saat ini benar-benar dipahami, termasuk masalah, dan dokumentasi lengkap dari sistem transaksi saat ini, laporan, dan pertanyaan yang perlu dijawab dikumpulkan. Apa yang pengguna butuhkan yang tidak ada di sistem saat ini dibahas dan didokumentasikan. Pengguna termasuk semua orang, dari manajemen puncak untuk entri data. Analisis kebutuhan tidak hanya menyediakan pengembang dengan kebutuhan khusus, juga membantu pengguna menerima perubahan.  Pengguna yang memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan masukan jauh lebih percaya diri dan mau menerima perubahan, dibandingkan mereka yang duduk dan tidak mengekspresikan keprihatinan mereka.

Systems Desain Sistem (sintesis)-Analisis sepenuhnya terakhir dan sistem baru dibuat. Sistem yang mengelilingi sistem sering yang paling penting. Data apa perlu pergi ke dalam sistem dan bagaimana ini akan ditangani? Informasi apa yang perlu keluar dari sistem, dan bagaimana cara akan diformat? Jika kita tahu apa yang perlu untuk keluar, kita tahu apa yang kita butuhkan untuk dimasukkan ke dalam sistem, dan program yang kita pilih harus tepat menangani proses. Sistem ini dibangun dengan file kontrol, catatan sampel master, dan kemampuan untuk melakukan proses atas dasar pengujian. Sistem ini dirancang untuk mencakup kontrol internal yang sesuai dan untuk menyediakan manajemen dengan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Ini adalah tujuan dari sistem informasi akuntansi untuk menyediakan informasi yang relevan, bermakna, dapat diandalkan, berguna, dan saat ini. Untuk mencapai hal ini, sistem ini dirancang sehingga transaksi dimasukkan sebagai terjadi (baik secara manual atau elektronik) dan informasi ini segera tersedia on-line untuk manajemen untuk digunakan.

Setelah sistem tersebut dirancang, RFP dibuat merinci persyaratan dan desain dasar. Vendor diminta untuk menanggapi usulan tersebut dan untuk memberikan demonstrasi produk dan untuk secara khusus menanggapi kebutuhan organisasi. Idealnya, vendor akan masukan mengontrol file, catatan sampel master, dan dapat menunjukkan bagaimana berbagai transaksi diproses yang menghasilkan informasi yang manajemen perlu untuk membuat keputusan. RFP untuk infrastruktur teknologi informasi mengikuti pemilihan produk perangkat lunak karena produk perangkat lunak umumnya memiliki persyaratan khusus untuk infrastruktur. Kadang-kadang, perangkat lunak dan infrastruktur dipilih dari vendor yang sama. Jika tidak, organisasi harus memastikan bahwa kedua vendor akan bekerja bersama tanpa "jari menunjuk" ketika ada masalah dengan baik perangkat lunak atau infrastruktur.

Dokumentasi-Sebagai sistem sedang dirancang, didokumentasikan. Pencatatannya meliputi dokumentasi vendor sistem dan, yang lebih penting, prosedur, atau instruksi rinci yang membantu pengguna menangani setiap proses tertentu bagi organisasi. Sebagian besar dokumentasi dan prosedur yang on-line dan akan sangat membantu jika organisasi dapat menambah petunjuk bantuan yang diberikan oleh vendor perangkat lunak. Dokumentasi dan prosedur cenderung menjadi renungan, tetapi adalah kebijakan asuransi dan alat yang digunakan selama pengujian dan pelatihan-sebelum peluncuran. Dokumentasi diuji selama pelatihan sehingga bila sistem yang diluncurkan, tidak ada pertanyaan bahwa ia bekerja dan bahwa pengguna yakin dengan perubahan.

Pengujian-Sebelum memulai, semua proses diuji dari input melalui output, menggunakan dokumentasi sebagai alat untuk memastikan bahwa semua proses secara menyeluruh didokumentasikan dan bahwa pengguna dapat dengan mudah mengikuti prosedur sehingga Anda tahu itu bekerja dan bahwa prosedur akan diikuti konsisten oleh semua pengguna. Laporan diperiksa dan diverifikasi, sehingga tak ada sampah di-sampah keluar. Ini semua dilakukan dalam pengujian sistem belum sepenuhnya diisi dengan data hidup. Sayangnya, sebagian besar organisasi meluncurkan sistem sebelum pengujian menyeluruh, menambah frustrasi pengguna akhir ketika proses tidak bekerja. Dokumentasi dan prosedur dapat diubah selama proses ini. Semua transaksi harus diuji diidentifikasi selama langkah dalam proses. Semua laporan dan on-line informasi harus diverifikasi dan ditelusuri melalui "jejak audit" sehingga manajemen yang memastikan bahwa transaksi akan ditangani secara konsisten dan bahwa informasi yang bisa diandalkan untuk membuat keputusan.

Pelatihan-Sebelum memulai, semua pengguna perlu dilatih, dengan prosedur. Ini berarti, seorang pelatih menggunakan prosedur untuk menunjukkan masing-masing pengguna akhir bagaimana untuk menangani prosedur. Prosedur sering perlu diperbarui selama pelatihan sebagai pengguna menggambarkan keadaan mereka yang unik dan "desain" dimodifikasi dengan informasi tambahan ini. Pengguna akhir kemudian melakukan prosedur dengan pelatih dan dokumentasi. Pengguna akhir kemudian melakukan prosedur dengan dokumentasi saja. Pengguna akhir selanjutnya akan menyala sendiri dengan dukungan, baik secara langsung atau melalui telepon, dari pelatih atau dukungan orang lain. Ini sebelum konversi data.

Konversi Data-Tools dikembangkan untuk mengkonversi data dari sistem saat ini (yang didokumentasikan dalam analisis kebutuhan) ke sistem baru. Data tersebut dipetakan dari satu sistem ke sistem yang lain dan datafiles diciptakan yang akan bekerja dengan alat yang dikembangkan. Konversi ini benar-benar diuji dan diverifikasi sebelum konversi akhir. Tentu saja, ada cadangan sehingga dapat dimulai kembali, jika perlu.

Peluncuran-Sistem diimplementasikan hanya SETELAH semua hal di atas selesai. Seluruh organisasi menyadari tanggal peluncuran. Idealnya, sistem saat ini masih dipertahankan dan seringkali berjalan dalam "paralel" sampai sistem baru ini beroperasi penuh dan dianggap bekerja dengan baik. Dengan perangkat lunak saat ini "pasar massal" yang digunakan oleh ribuan perusahaan dan fundamental terbukti bekerja, "paralel" run yang wajib dengan perangkat lunak khusus dibuat untuk perusahaan umumnya tidak dilakukan. Ini hanya berlaku, namun, ketika proses di atas diikuti dan sistem ini benar-benar diuji dan didokumentasikan dan pengguna dilatih SEBELUMNYA untuk memulai.

Dukungan-Akhir-pengguna dan manajer memiliki dukungan yang berkelanjutan tersedia setiap saat. Upgrade sistem mengikuti proses yang sama dan semua pengguna secara menyeluruh dinilai perubahan, ditingkatkan dengan cara yang efisien, dan terlatih.

Banyak organisasi memilih untuk membatasi jumlah waktu dan uang yang dihabiskan, desain dokumentasi analisis, dan pelatihan, dan bergerak tepat ke pemilihan perangkat lunak dan implementasi Ini adalah fakta terbukti bahwa jika analisis persyaratan rinci dilakukan dengan waktu yang cukup yang dihabiskan untuk analisis, bahwa implementasi dan dukungan yang berkelanjutan akan minimal. Organisasi yang melewatkan langkah yang diperlukan untuk memastikan sistem tersebut memenuhi kebutuhan organisasi sering ditinggalkan dengan pengguna akhir frustrasi, dukungan mahal, dan informasi yang tidak saat ini atau benar. Lebih parah lagi, organisasi-organisasi membangun sistem 3 kali bukan sekali.